Gérer une petite copropriété sans gestionnaire : ce que le conseil d'administration doit faire
Une petite copropriété peut tout à fait se gérer elle-même : c'est le cas de la plupart des duplex, triplex et petits immeubles au Québec. Le conseil d'administration doit tenir une assemblée annuelle, adopter un budget et percevoir les charges communes, alimenter le fonds de prévoyance, assurer l'immeuble, tenir le registre de la copropriété, produire la déclaration annuelle au Registraire des entreprises et, avec la Loi 16, obtenir un carnet d'entretien et une étude du fonds de prévoyance d'ici août 2028.
Mis à jour le 2026-11-03
Le calendrier d'une année
| Quand | Tâche | Référence |
|---|---|---|
| Chaque mois | Percevoir les charges communes, payer les factures, suivre les retards | Déclaration de copropriété |
| Avant l'assemblée annuelle | Préparer les états financiers, le budget de l'année et l'ordre du jour ; envoyer l'avis de convocation avec ces documents | C.c.Q., art. 1087 |
| Une fois par année | Tenir l'assemblée annuelle des copropriétaires et rédiger le procès-verbal | C.c.Q. |
| 30 jours après l'assemblée annuelle | Fixer les contributions au fonds de prévoyance selon l'étude | Règlement de 2025 |
| Une fois par année | Mettre à jour le carnet d'entretien | Règlement de 2025 |
| Une fois par année | Produire la déclaration de mise à jour annuelle du syndicat | Registraire des entreprises |
| À l'échéance du contrat | Renouveler l'assurance des biens et de responsabilité civile | C.c.Q., art. 1073 |
| Tous les 5 ans | Faire refaire l'étude du fonds de prévoyance (et réviser le carnet : tous les 10 ans dans un petit immeuble) | Règlement de 2025 |
Les rôles au conseil d'administration
- Président : convoque et anime les assemblées et les réunions du conseil, signe pour le syndicat.
- Trésorier : tient les comptes, perçoit les charges, prépare le budget et les états financiers.
- Secrétaire : rédige les procès-verbaux, tient le registre et la correspondance.
- Dans un triplex, deux ou trois personnes suffisent : une même personne peut cumuler les rôles si la déclaration de copropriété le permet.
Les documents à tenir
- Le registre de la copropriété : noms et adresses des copropriétaires et des locataires, procès-verbaux des assemblées et du conseil, états financiers, déclaration de copropriété et règlements (C.c.Q., art. 1070).
- Le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance (Loi 16).
- Les contrats d'assurance, les contrats d'entretien et les garanties.
- Les factures et relevés bancaires du syndicat : gardez un compte bancaire au nom du syndicat, séparé de celui des copropriétaires.
Les pièges fréquents dans une petite copropriété
- Ne pas tenir d'assemblée annuelle parce que « tout le monde se parle » : les décisions non votées peuvent être contestées.
- Un fonds de prévoyance trop faible, qui oblige à une cotisation spéciale au premier gros travail (toiture, maçonnerie, fenêtres).
- Payer les dépenses communes à partir de comptes personnels, sans pièces.
- Oublier la déclaration annuelle au Registraire des entreprises : le syndicat peut être radié d'office.
- Ne pas répartir les charges selon les quotes-parts de la déclaration de copropriété.
Quand faire appel à un professionnel
L'autogestion n'exclut pas les professionnels : le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance doivent être faits par un professionnel habilité, et un notaire ou un avocat reste utile pour modifier la déclaration de copropriété ou régler un litige. Un comptable peut préparer les états financiers si personne au conseil ne veut s'en charger.
Questions fréquentes
Une copropriété de 3 unités a-t-elle besoin d'un gestionnaire ?
Non. La loi n'impose pas de gestionnaire : le conseil d'administration peut gérer lui-même le syndicat. Il doit toutefois respecter les obligations du Code civil et de la Loi 16, dont l'assemblée annuelle, le fonds de prévoyance et le carnet d'entretien.
Un syndicat de copropriété doit-il s'immatriculer au Registraire des entreprises ?
Oui. Le syndicat est une personne morale : il est immatriculé et doit produire chaque année sa déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises.
Combien de personnes faut-il au conseil d'administration ?
C'est la déclaration de copropriété qui fixe le nombre d'administrateurs. Dans les petites copropriétés, il arrive souvent que tous les copropriétaires siègent au conseil.
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